SISTEM INFORMASI PERSURATAN BERBASIS WEB DENGAN SMART NUMBERING DAN NOTIFIKASI WHATSAPP PADA DINAS PENDIDIKAN KOTA SURAKARTA

SISTEM INFORMASI PERSURATAN BERBASIS WEB DENGAN SMART NUMBERING DAN NOTIFIKASI WHATSAPP PADA DINAS PENDIDIKAN KOTA SURAKARTA

Oleh :
Rizki Anisaul Wakhidah
220101073

Pengelolaan surat masuk, surat keluar, dan disposisi pada Dinas Pendidikan Kota Surakarta masih dilakukan menggunakan buku agenda dan arsip fisik. Penomoran surat keluar secara manual, keterlambatan penyampaian informasi, kesulitan pelacakan status surat, risiko kehilangan dokumen, dan potensi duplikasi nomor menunjukkan perlunya sistem persuratan terintegrasi. Penelitian ini bertujuan mengembangkan Sistem Informasi Persuratan Berbasis Web dengan Smart Numbering dan Notifikasi WhatsApp untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, transparansi, dan efektivitas administrasi persuratan.
Penelitian menggunakan metode Research and Development (R&D) dengan model Waterfall yang terdiri atas 5 tahap, yaitu analisis kebutuhan, perancangan, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Data dikumpulkan melalui observasi, studi literatur, serta wawancara terhadap satu narasumber menggunakan 10 pertanyaan. Analisis kelemahan sistem menggunakan PIECES yang mencakup enam aspek, sedangkan perancangan menggunakan Unified Modeling Language (UML) dan basis data MySQL.
Hasil penelitian menghasilkan sistem yang mengintegrasikan pengelolaan surat masuk, surat keluar, disposisi elektronik, persetujuan surat keluar, pencarian dan pemantauan status, pelaporan hasil disposisi, Smart Numbering, serta notifikasi WhatsApp. Smart Numbering menghasilkan nomor surat secara otomatis sesuai format instansi, sedangkan notifikasi WhatsApp mendukung penyampaian informasi kepada pengguna terkait.
Black Box Testing terhadap 48 skenario pengujian memperoleh status valid. User Acceptance Testing (UAT) melibatkan delapan responden yang mewakili delapan peran pengguna dengan 10 pernyataan berskala Likert lima tingkat. Pengujian menghasilkan skor 666 dari skor maksimum 750 atau sebesar 88,8% dengan kategori Sangat Baik. Hasil tersebut menunjukkan bahwa sistem dapat diterima dan digunakan untuk mendukung pengelolaan persuratan secara lebih terstruktur, terintegrasi, dan mudah dipantau.