Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan Dan Pemusnahan Dokumen Rekam Medis Inaktif Di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta

ABSTRAK

MIRTA FATMASARI
Tinjauan Pelaksanaan Penyusutan dan Pemusnahan Dokumen Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta

Penyusutan dokumen rekam medis adalah suatu proses pemindahan dokumen rekam medis dari aktif ke inaktif, dimana dokumen rekam medis nantinya disortir satu-satu untuk mengetahui sejauh mana dokumen rekam medis tersebut mempunyai nilai guna dan tidak mempunyai nilai guna. Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Proses penyusutan dokumen rekam medis terkendala oleh SDM. Tujuan penelitian ini yaitu mengetahui pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan dokumen rekam medis inaktif di Rumah sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta.
Penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan retrospektif. Subjek penelitian ini adalah kepala rekam medis, 1 petugas filing dan 2 petugas arsiparis. Objek yang digunakan dalam penelitian ini adalah tempat penyimpanan dokumen rekam medis, prosedur pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan dokumen rekam medis dan fasilitas yang digunakan dalam penyusutan dan pemusnahan dokumen rekam medis. Instrumen penelitian ini dengan cara menggunakan pedoman observasi dan wawancara. Pengolahan data dengan Collecting, editing dan penyajian data. Analisis dilakukan dengan cara deskriptif.
Hasil dari penelitian ini sudah terdapat SPO penyusutan dan pemusnahan dokumen rekam medis Nomor : HK.02.03/XXX.2.2.2./2373/2020 tentang pedoman pelayanan rekam medik. Pelaksanaan penyusutan masih dilakukan manual dan pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis menggunakan pihak luar papertech magelang. Sarana dan prasarana penyusutan yaitu komputer, print, scan, buku JRA, tali rafia dan spidol. Sarana dan prasarana pemusnahan yaitu mesin hidropulper dan truk. Jumlah petugas filing yaitu 6 orang dengan latar belakang 2 orang D3 RMIK dan 4 orang D3 Manajemen. Jumlah petugas arsiparis sebanyak 4 orang dengan latar belakang 1 orang S2 Magister Manajemen, 1 orang S2 Magister Pekerja Sosial, dan 2 orang D3 Manajemen Informatika. Pelaksanaan penyusutan dokumen rekam medis terkendala oleh tidak adanya petugas khusus penyusutan.
Di Rumah sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta sudah ada kebijakan yang mengatur tentang penyusutan dan pemusnahan dokumen rekam medis. Penyusutan dilakukan petugas filing, Pemusnahan sudah dilakukan 3 kali pada tahun 2019, 2020, dan 2022. Petugas filing berjumlah 6 orang dan petugas arsiparis berjumlah 4 orang. Pelaksanaan penyusutan belum menggunakan SIMRS dan tidak ada petugas khusus retensi, hal itu menyebabkan keterlambatan retensi melebihi masa simpan 5 tahun. SDM di bagian filing diharapkan adanya penambahan petugas yang bertanggung jawab untuk kegiatan penyusutan.