PROSES RETENSI DOKUMEN REKAM MEDIS FAMILY FOLDER DI PUSKESMAS NGEMPLAK BOYOLALI

Proses Retensi Dokumen Rekam Medis Family folder di Puskesmas
Ngemplak Boyolali
Retensi family folder di Puskesmas Ngemplak Boyolali di laksanakan untuk
mengurangi jumlah dokumen di ruang aktif, tetapi retensi tersebut belum
berpengaruh secara signifikan. Penelitian ini bertujuan mengetahui proses retensi
dokumen rekam medis family folder di Puskesmas Ngemplak Boyolali
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan
pendekatan cross sectional dan rancangan fenomenologis. Pengambilan data
dengan wawancara, observasi dan studi dokumentasi. Subyek penelitian yang
digunakan pada penelitian ini adalah petugas rekam medis di Puskesmas
Ngemplak Boyolali.
Hasil dan pembahasan dari penelitian ini menunjukan bahwa pelaksanaan
retensi dokumen rekam medis pada 2017 dan 2019 dilakukan oleh 4 petugas
karena belum memiliki SOP dalam pelaksanan retensi sehingga untuk jadwal dan
proses retensinya dilakukan secara spontan dimulai dari persiapan retensi dengan
mengambil nomor index pasien yang sudah inaktif dari SIMPUS yaitu pasien
yang sudah tidak kembali berobat selama lebih dari 3 tahun. Fasilitas yang
digunakan dalam retensi family folder diantaranya ada komputer, printer, ruang
filing dan rak untuk tempat dokumen aktif dan inaktif, kebijakan dalam penentuan
penyimpanan dokumen rekam medis di Puskesmas Ngemplak Boyolali sudah
sesuai dengan Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Bab IV pasal 9.
Kesimpulan dalam penelitian ini pelaksanaan retensi sudah berjalan baik
walaupun Puskesmas Ngemplak Boyolali belum memiliki SOP untuk retensi
sehingga dalam pelaksanaannya dengan memperhatikan kebijakan yang berlaku.
Saran dalam penelitian ini adalah sebaiknya dilakukan pembenahan pengelolaan
dokumen rekam medis, seperti penerapan sistem penomoran UNS (Unit
Numbering System), penjajaran TDF (Terminal Digit filing), serta penyimpanan
sentralisasi.