Tinjauan Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta

ABSTRAK

SINTA NURIYANA
Tinjauan Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta

Sistem penyimpanan merupakan suatu kegiatan menyimpan rekam medis bertujuan untuk melindunginya dari kerusakan fisik dan isi dari dokumen tersebut. Bagian tempat penyimpanan dokumen rekam medis belum terlaksananya penyusutan dokumen rekam medis yang seharusnya penyusutan dokumen dilakukan setiap 5 tahun sekali tetapi di disana melakukannya lebih dari 5 tahun yaitu setiap 6 tahun sekali bahkan juga bisa 7 tahun sekali. Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui tentang sistem penyimpanan dokumen rekam medis.
Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan cross sectional. Subjek penelitian ini adalah Staff Rekam Medis dan 3 petugas filing. Objek yang digunakan dalam penelitian ini adalah tempat penyimpanan dokumen rekam medis, prosedur pelaksanaan penyimpanan dan fasilitas yang ada di ruang penyimpanan. Instrumen penelitian ini dengan cara menggunakan pedoman observasi dan wawancara. Pengolahan data dengan collecting, editing dan penyajian data. Analisis dilakukan secara deskriptif.
Hasil dari penelitian ini bahwa sudah terdapat SOP penyimpanan berdasarkan sistem penyimpanan rekam medis menggunakan sentralisasi, penjajaran terminal digit filing dan penomoran unit numbering system, sarana dan prasarana seperti ruang penyimpanan yaitu roll o’pack, komputer, buku peminjaman dan map, Jumlah petugas filing yaitu sebanyak 6 orang dengan latar belakang 2 orang D3 RMIK dan 4 orang D3 Manajemen, Upaya yang sudah dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam sistem penyimpanan yaitu dengan cara melakukan penyusutan dokumen rekam medis disamping pekerjaan pokok pada waktu senggang.
Di Rumah Sakit Ortopedi sudah terdapat kebijakan yang mengatur tentang sistem penyimpanan yaitu menggunakan sentralisasi dan penjajaran menggunkaan TDF. Terdapat ruang penyimpanan dan jumlah petugas yaitu 6 orang. Pelaksanaan penyusutan dilakukan lebih dari 5 tahun sekali. Dokumen rekam medis pasien gawat darurat dan rawat inap sebaiknya untuk ke depannya juga menggunakan rekam medis elektronik dan petugas khusus di bagian filing sebaiknya ditambah agar petugas tidak merangkap pekerjaan sehingga bisa melakukan penyusutan dokumen rekam medis tepat waktu.