TINJAUAN FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENYEDIAAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT MATA SOLO

Waktu pelaksanaan penyediaan rawat jalan dimulai dari pasien mulai di daftar pada bagian pendaftaran, disediakan oleh petugas hingga rekam medis pasien didistribusikan pada poli yang dituju oleh pasien. Berdasarkan survei di awal tingkat keterlambatan pelaksanaan penyediaan rekam medis rawat jalan mencapai rata-rata 10.12 menit. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan penyediaan rekam medis rawat jalan serta mengetahui faktor penyebab keterlambatan penyediaan rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Mata Solo berdasarkan 5M (Man, money, machine, material, method).
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan populasi jumlah kunjungan pasien rawat jalan di RS Mata Solo pada Bulan Maret Tahun 2022 dan sampel 98 rekam medis rawat jalan. Pendekatan menggunakan cross sectional. Cara pengumpulan data dengan observasi dan wawancara, instrument penelitian yang digunakan yaitu pedoman observasi, pedoman wawancara, check list dan stopwatch. Pengolahan data dengan colleting, editing, klasifikasi, Tabulasi, verifikasi dan penyajian data.
Alur pelaksanaan penyediaan rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Mata Solo sudah sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP) namun masih ditemukan rekam medis rawat jalan yang mengalami keterlambatan dalam penyediaannya. Waktu penyediaan rekam medis rawat jalan yang mengalami keterlambatan sebanyak 29% (28 dokumen) dengan waktu penyediaan paling lama yaitu 12.03 menit.
Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa ada petugas rekam medis yang berkualifikasi bukan rekam medis serta kurangnya pelatihan bagi petugas, banyak ditemukan rekam medis yang rusak, terlipat robek dikarenakan desain map yang tidak sesuai dan tempat penyimpanan yang belum efektif, pengunaan tracer yang belum maksimal sehingga menyebabkan terjadinya misfile. Sebaiknya penerapan penggunaan tracer dilakukan kembali serta di terapkannya sistem kode warna pada berkas rekam medis dengan penjajaran TDF untuk mengurangi terjadinya misfile.