Tinjauan Faktor Terjadinya Duplikasi Nomor Rekam Medis di Rumah Sakit Panti Waluyo Yakkum Surakarta Tahun 2022

Duplikasi nomor rekam medis merupakan keadaan dimana pasien memiliki dua nomor rekam medis. Sistem penomoran Rumah Sakit Panti Waluyo Surakarta adalah Unit Numbering System dimana satu pasien mendapatkan satu nomor rekam medis yang akan digunakan untuk selamanya. Berdasarkan hasil survey awal pada tahun 2021 ditemukan sebanyak 67 duplikasi nomor rekam medis, dan pada tahun 2022 ditemukan sebanyak 182 duplikasi nomor rekam medis. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor penyebab terjadinya duplikasi nomor rekam medis.
Jenis penelitian menggunakan deskriptif dengan pendekatan cross sectional metode pengambilan data observasi dan wawancara. Subjek penelitian kepala rekam medis dan koordinator pendaftaran pasien. Objek penelitian ini Standart Prosedur Operasional (SPO). Teknik pengumpulan data dengan wawancara dan observasi, sumber data menggunakan data primer dan sekunder. Pengolahan data collecting, editing, penyajian data. Analisis data dengan deskriptif.
Hasil penelitian ini diketahui sistem penomoran rekam medis menggunakan Unit Numbering System, pelaksanaan penomoran rekam medis telah sesuai, faktor terjadinya duplikasi nomor rekam medis yaitu faktor man karena ketidaktelitian petugas, material karena pasien tidak membawa KIB, machine karena mesin cetak kartu mengalami masalah, method telah memiliki SPO penomoran, faktor money setiap tahun ada anggaran untuk KIB. Dampak yang ditimbulkan yaitu rak filling cepat penuh, dokumen tidak berkesinambungan. Upaya yang dilakukan adalah berpedoman pada SPO, edukasi pasien agar membawa KIB, perawatan mesin cetak kartu, penambahan item pencarian pada SIMRS dan penggabungan nomor rekam medis yang terduplikasi.
Kesimpulan penelitian ini adalah terjadinya duplikasi nomor rekam medis karena faktor 3M yaitu faktor Man, Machine, Material. Penulis menyarankan agar petugas pendaftaran lebih teliti pada saat registrasi pasien, tingkatkan efektivitas sosialisasi SPO dan segera melakukan penggabungan nomor rekam medis apabila ditemukan duplikasi nomor rekam medis.