Tinjauan Pengelolaan Arsip Rekam Medis Elektronik di Rumah Sakit Panti Waluyo YAKKUM Surakarta

ABSTRAK

RASYYA MADANYA YULIAN

Tinjauan Pengelolaan Arsip Rekam Medis Elektronik Di Rumah Sakit Panti Waluyo YAKKUM Surakarta Tahun 2024

Pengelolaan Arsip Elektronik (PAE) adalah proses pengendalian arsip elektronik secara efisien, efektif, dan sistematis. Pada studi pendahuluan di Rumah Sakit Panti Waluyo YAKKUM Surakarta diketahui bahwa terdapat permasalahan downtime dikarenakan ketika terdapat banyak pasien maka semua sistem akan bekerja maka keluar masuknya data akan semakin banyak dan ketika di awal bulan ada kegiatan penarikan data internal itu memerlukan waktu cukup lama. Penelitian ini bertujuan untuk meninjau pengelolaan arsip rekam medis elektronik tahun 2024.
Jenis penelitian ini menggunakan penelitian deskriptif dengan pendekatan cross sectional dan metode pengumpulan data melalui observasi dan wawancara. Responden wawancara yaitu petugas Koordinator Rekam Medis dan petugas IT. Pengolahan data yang digunakan ialah collecting, editing, dan penyajian data
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip elektronik telah dilaksanakan sesuai ketentuan Peraturan Mentri Kesehatan dan Peraturan Arsip Nasional, mencakup penerimaan, penggunaan, penyimpanan, alih media, deskripsi dan pengolahan, preservasi digital, dan akses arsip elektronik. Namun, ditemukan permasalahan tentang downtime dan bagian penyusutan arsip belum memiliki SOP karena sistem rekam medis elektronik masih tergolong baru diterapkan, walaupun telah diketahui bahwa retensi minimal rekam medis elektronik adalah 25 tahun.
Kesimpulan dari penelitian ini pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik di Rumah Sakit Panti Waluyo YAKKUM Surakarta sudah sesuai dengan peraturan yang berlaku. Namun masih terjadinya downtime dan pada bagian penyusutan belum terdapat SOP karena penerapan rekam medis elektronik baru dilaksanakan kurang lebih 2 tahun. Penulis menyarankan tim IT untuk mempertahankan dan meningkatkan penggunaan alat monitoring agar dapat memantau jika sistem melambat atau bermasalah untuk segera diperbaiki dan pada bagian Penyusutan Arsip Elektronik disarankan untuk membuat SOP sesuai dengan ketentuan Permenkes yang terbaru. Meskipun retensi minimal 25 tahun, sebagai bentuk kesiapan pengelolaan jangka panjang.