Tinjauan Faktor Terjadinya Duplikasi Nomor Rekam Medis di RSUD Pandan Arang Boyolali

Sistem penomoran di RSUD Pandan Arang Boyolali yaitu UNS (Unit Numbering system) dimana satu pasien hanya mendapatkan satu nomor rekam medis untuk berobat seterusnya. Pada tahun 2021 masih ditemukan sebanyak 102 duplikasi nomor rekam medis. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penyebab duplikasi nomor rekam medis, dampak duplikasi nomor rekam medis, dan upaya yang dilakukan untuk mengatasi duplikasi nomor rekam medis.
Jenis penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif pendekatan retrospektif dengan teknik pengumpulan data observasi dan wawancara. Subjek penelitian ini yaitu Kepala Rekam Medis dan Koordinator pendaftaran TPPRJ dan TPPGD. Untuk Objek penelitian ini yaitu SPO Penomoran Rekam Medis di RSUD Pandan Arang Boyolali.
Hasil yang diperoleh dari penelitian ini adalah prosedur penomoran sudah sesuai dengan SPO penomoran menggunakan UNS (Unit Numbering System). Faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis berdasarkan faktor man yaitu petugas kurang teliti pada saat mendaftarkan pasien, faktor material yaitu saat mendaftar pasien tidak membawa KIB KTP atau identitas lain, faktor machine terkadang komputer atau sistem error, dan faktor method yaitu untuk SPO sudah ada. Dampak duplikasi nomor rekam medis ini yaitu riwayat kesehatan pasien tidak berkesinambungan. Untuk meminimalisir duplikasi nomor rekam medis upaya yang dilakukan yaitu berpedoman pada SPO, memberikan udukasi terhadap pasien untuk selalu membawa KIB atau kartu identitas saat mendaftar, dan penggabungan nomor yang duplikasi.
Penulis menyarankan sebaiknya petugas pendaftaran selalu mengecek data pasien yang hendak mendaftar untuk berobat, Sebaiknya mengadakan pelatihan untuk membentuk kinerja petugas pendaftaran yang kompeten,dan sebaiknya pihak rumah sakit melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi secara berkala untuk meminimalisir kejadian duplikasi nomor rekam medis.