faktor-faktor penyebab terjadinya missfile di bagian filing unit rekam medis

ABSTRAK

NANSDA DISKA APRIYAN

Studi Literature Faktor – Faktor Penyebab Terjadinya Missfile Di Bagian

Filing Unit Rekam Medis

Ruang penyimpanan (Filing) merupakan media untuk penyimpanan dokumen
rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang berfungsi sebagai
penyimpanan, penyedia dan pelindung dokumen rekam medis. Sistem
penyimpanan belum terlaksana dengan baik, diruang Filing bagian rak
penyimpanan berkas rekam medis masih sering terjadi kesalahan penempatan
berkas rekam medis, ataupun tidak ditemukanya berkas rekam medis di rak
penyimpanan, hal ini sering disebut Misfile. Terjadinya Misfile pada bagian
penyimpanan mengakibatkan adanya penambahan kerja petugas karena harus
membuatkan berkas rekam medis yang baru untuk pasien lama, sehingga proses
pendaftaran cenderung terlambat dan terjadi penggandaan rekam medis di rak
penyimpanan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor penyebab Misfile
berkas rekam medis dengan menggunakan literatur review dari 5 jurnal yang telah
dilakukan penelitian di rumah sakit dan puskesmas.

12

Jenis penelitian yang digunakan adalah Studi Literatur untuk mengetahui
faktor penyebab Misfile berdasarkan sistem penjajaran, petugas Filing, sarana
penyimpanan. Populasi dalam penelitian ini adalah 111 jurnal hasil pencarian di
dalam Google Scholar dengan kata kunci faktor-faktor penyebab terjadinya Misfile.
Sampel dalam penelitian ini adalah 5 jurnal yang berkaitan dengan faktor-faktor
penyebab terjadinya Misfile dibagian filing unit rekam medis. Teknik sampling
dalam penelitian ini adalah teknik sampel secara purposive dengan kriteria inklusi.
Hasil penelitian faktor penyebab Misfile berdasarkan dari 5 jurnal yang diteliti
terdapat 1 jurnal yang sistem penjajaran menjadi faktor penyebab Misfile. dari 4
rak yang diamati dengan jumlah sampel 385 dokumen rekam medis rawat jalan,
mayoritas terjadi Misfile. karena tidak sesuai pada rak semestinya atau dokumen
rekam medis rawat jalan yang terletak pada rak lain. Petugas Filing, tingkat
pendidikan petugas yang bukan lulusan rekam medis, Petugas sama sekali belum
pernah mendapatkan pelatihan, tidak disiplin dalam mengembalikan berkas rekam
medis, dan usia yang sudah tidak produktif lagi dan beban kerja yang bertambah
membuat petugas sering merasa lelah. Sarana penyimpanan di semua jurnal tidak
menggunakan tracer dan buku ekspedisi dan petugas serta tidak sesuainya
pelaksanaan SOP.
Kesimpulan dari penelitian ini dari Sistem penjajaran Penyebab Misfile pada
sistem penjajaran karena petugas rekam medis kesulitan dengan menggunakan
penjajaran SNF yang dimana dilihat dari angka depan, tengah, dan belakang.
Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis sehingga mudah

13

terjadi kekeliruan menyimpan (Misfile). Adapun kekurangan dari
sistem penjajaran SNF ini adalah mudah terjadinya kekeliruan dalam
menyimpan (Misfile). berdasarkan petugas Filing, petugas tersebut memiliki
tingkat pendidikan yang belum sesuai standar tanpa mendapatkan pelatihan
mengenai manajemen unit kerja rekam medis, petugas yang tidak disiplin dalam
mengembalikan berkas rekam medis yang disebabkan karena belum mengisikan
data pasien ke buku register. Lalu usia yang sudah tidak produktif lagi dan beban
kerja yang bertambah membuat petugas sering merasa lelah sehingga dapat
melakukan kesalahan dalam pencarian ataupun pengembalian berkas rekam medis.
dan sarana penyimpanan, tidak adanya tracer (outguide) dan buku ekspedisi,
menyebabkan keberadaan berkas rekam medis menjadi tidak terkontrol lalu SOP
belum dilaksanakan dengan baik.